Das MFC 5840CN ist wieder ein Brother-Multifunktionsgerät, das Geräte wie Tintenstrahl-Drucker, Scanner, Kopierer und ein Fax vereint. Über den integrierten MFC-Server kann das Gerät auch in Arbeitsgruppen per Netzwerk in all seinen Funktionen genutzt werden. Der Drucker bietet eine Neuerung durch die kapillare Tintentechnologie, die Tintenpatronen befinden sich nicht mehr auf dem Druckkopf, sondern die Tinte wird über feine Kapillaren und Röhrchen  zum Druckkopf geleitet. Der Vorteil dieser Technologie ist ein sehr leiser, vibrationsarmer und besonders energiesparender Druck. Geld sparen lässt sich durch die 4 einzelnen Druckpatronen, wo nur die ersetzt werden muss, die auch tatsächlich leer ist. Zudem entlastet man auf diesem Wege auch die Umwelt. Durch die Piezo Technologie und einer Tröpfchengröße von 3 pl liefert der MFC 5840 CN hochqualitative Fotos, Grafiken und Texte in einer Auflösung von bis zu 6000 x 1200 dpi. Mit der Scan-Funktion und der mitgelieferten Software stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen, Ihre Bilder und Texte zu bearbeiten oder einfach nur zu archivieren. Per Knopfdruck können Sie Ihre Vorlagen in E-Mails oder andere Programme einbinden oder direkt über die eingebaute Speicherkartenstation auf einer der Möglichen Speicherkarten speichern. Umgekehrt lassen sich auch Bilder direkt von einer Speicherkarte ausdrucken, der Index-Druck erleichtert Ihnen dabei die Suche nach den richtigen Bildern. Die Scan- zusammen mit der Druckfunktion macht aus dem MFC 5840 CN einen Spitzen Farbdrucker. Mit der Zoom-Funktion lassen sich sogar mehrere Seiten auf eine DIN A4-Seite kopieren. Mit dem Vorlageneinzug können bis zu 20 Kopien hintereinander gemacht werden, Kopien aus Büchern oder anderen gebundenen Medien stellen ebenso kein Problem dar. Mit diesem Multifunktionsgerät können Sie Faxe auch bei ausgeschaltetem PC versenden und empfangen. Zusammen mit dem PC haben Sie aber die Möglichkeit, Faxe vorher auszulesen und dann nur die ausgewählten auch auszudrucken. Sollte Ihnen dabei einmal das Papier ausgehen, auch kein Problem, Das Gerät speichert eingehende Faxe bis zu einer Anzahl von 170 Seiten. Ein weiterer Unterschied zu Vorgängermodellen liegt beim Papiermanagement. Standardmäßig verfügt das MFC 5840 CN über eine 100-Blatt Papierkassette und zusätzlich über eine zweite, 250-Blatt Kassette. Durch die unterschiedlichen Papierzuführungen eignet sich das Gerät daher bestens fürs Büro, einmal bedrucken Sie normales Papier und aus der anderen Kassette erhalten Ihre Geschäftspapiere ihren Inhalt.